Evenimentele în aer liber sunt deosebite, pentru că efectul alegerilor de organizare este amplificat de cadrul natural. Acestea sunt potrivite pentru a sărbători prilejurile speciale din viața ta sau pentru a le integra în strategia de promovare a afacerii.
Pentru organizarea reușită a evenimentelor în aer liber, trebuie să iei în considerare o mulțime de detalii, care trebuie să fie bine puse la punct. Ai parte de multe provocări, dar, pentru că totul se petrece în exterior, ai și mai multă libertate de a-ți pune în practică cele mai creative idei.
Există o mulțime de opțiuni pentru toate etapele organizării, de la amenajarea reușită a spațiului, până la activități, mâncare și muzică, pentru a obține rezultatul dorit. În cele ce urmează, poți afla mai multe detalii despre ce pași trebuie să ai în vedere pentru a sărbători o ocazie specială așa cum ți-ai imaginat sau pentru a îți duce afacerea la următorul nivel.
- 1. Organizarea evenimentelor în aer liber: aspecte pe care trebuie să le iei în considerare pentru a avea parte de un eveniment reușit, indiferent de tipul acestuia
- 1.1. Localul adecvat pentru evenimentele în aer liber
- 1.2. Personalul, un aspect cheie al unui eveniment în aer liber reușit
- 1.3. Serviciile de catering potrivite pentru un eveniment în aer liber
- 1.4. Serviciile foto-video care permit înregistrarea corespunzătoare a evenimentului în aer liber
- 2. Evenimente private în aer liber, pentru a marca cele mai importante momente din viața ta și a celor dragi
- 3. Evenimente corporate în aer liber - aspecte de luat în considerare pentru organizarea reușită a acestora
1. Organizarea evenimentelor în aer liber: aspecte pe care trebuie să le iei în considerare pentru a avea parte de un eveniment reușit, indiferent de tipul acestuia
Pentru organizarea oricărui tip de eveniment, fie că se desfășoară în exterior sau în spații închise, este important să ai un plan bine pus la punct, pentru a putea să preîntâmpini eventualele dificultăți care pot apărea. Câteva dintre condițiile pentru organizarea unui eveniment în aer liber reușit sunt:
1.1. Localul adecvat pentru evenimentele în aer liber
Un prim element este localul, care dă tonul întregii petreceri. Fiecare loc din natură are propria sa amprentă ambientală. Locațiile pentru evenimente în aer liber se caracterizează prin accentul mai mare sau mai mic pus pe armonizarea cu natura din jur. În funcție de așteptările tale, poți alege un loc în oraș, în apropierea lui sau în zone de munte, pentru o experiență cu adevărat specială. Iată câteva tipuri de localuri outdoor, care se caracterizează printr-o anumită stare de spirit transmisă de cadrul natural:
- Spațiu cu aspect rustic
O variantă populară de local pentru organizarea petrecerilor private sau corporate este spațiul cu o întindere mare, amenajat ca un parc cu poteci lungi și de inspirație rustică. Senzația pe care o creează un astfel de loc este de liniște și relaxare. De aceea, este potrivit pentru petreceri private precum zilele de naștere ale copiilor și adulților, pentru botezuri, dar și pentru alte tipuri de evenimente corporate.
- Local cu piscină
Pentru un eveniment reușit, care trebuie să urmeze anumite standarde de eleganță, poți alege o terasă exterioară cu piscină. Acesta se caracterizează prin atenția acordată fiecărui amănunt, de la aranjarea mesei, până la corpurile de iluminat.
Acestea sunt de mai multe feluri, așa că trebuie să iei în considerare descrierea specifică spațiului pe care vrei să-l închiriezi. Unele pot crea o atmosferă mai intimă, în timp ce altele sunt potrivite pentru un număr semnificativ de persoane și pentru un eveniment cu o amploare mai mare.
- Restaurant lângă lac
O altă variantă foarte populară sunt localurile care se regăsesc pe marginea lacului. Acestea îmbină cadrul natural cu spațiile deschise amenajate cu mese în aer liber sau corturi, pentru a avea versatilitate în alegerile tale.
Indiferent de tipul de local ales, asigură-te că oaspeții pot ajunge cu ușurință la acesta. Dacă este într-o zonă mai greu accesibilă fără mașină personală, asigură-te că le pui la dispoziție soluții de transport potrivite.
1.2. Personalul, un aspect cheie al unui eveniment în aer liber reușit
Un alt aspect al unui eveniment reușit este personalul care se ocupă de toate detaliile, pentru ca toți invitații să petreacă în cea mai frumoasă atmosferă. Iată câțiva dintre angajații care asigură buna desfășurare a petrecerii:
- Barmanii
Barmanii au un rol important în cadrul oricărui eveniment, de aceea este indicat să apelezi la servicii profesionale. Aceștia nu doar că se ocupă de aprovizionarea fiecărui invitat cu cele mai bune băuturi, dar realizează chiar momente artistice care le au în prim-plan, prin diferite metode creative. De asemenea, relaționează cu oaspeții, așa că un element cheie al activității lor este și comunicarea.
- Bucătarii
Pentru a obține o experiență gastronomică unică, poți să apelezi la bucătarii special angajați pentru evenimentul tău. Aceștia asigură preparate interesante, specifice pentru atmosfera pe care dorești să o creezi în cadrul petrecerii.
- Ospătarii
Cele mai multe localuri pun la dispoziție și servicii de ospătărie, pentru a veni în întâmpinarea cerințelor specifice diferitelor tipuri de evenimente. Dacă dorești ca servirea mesei să se facă într-un mod personalizat, însă, este indicat să apelezi la un furnizor care să te ajute să alegi personalul cel mai calificat pentru dorințele și nevoile tale.
- Band-ul sau DJ-ul
Muzica esfe un element central al oricărui eveniment, de aceea trebuie să alegi cu grijă band-ul sau DJ-ul. Ține cont de specificul evenimentului, dar mai ales de gusturile invitaților. Ai o mulțime de opțiuni, de la DJ, până la trupele specializate pe un anumit gen muzical sau cover-uri după melodiile unei anumite trupe.
1.3. Serviciile de catering potrivite pentru un eveniment în aer liber
Pentru crearea celei mai plăcute ambianțe, alegerea serviciilor de catering este, de asemenea, foarte importantă. În primul rând, pentru a lua cea mai bună decizie, hotărăște dacă preparatele vor avea un anumit specific, în funcție de tematica petrecerii sau de preferințele oaspeților.
Totodată, ia în considerare opțiunile vegetariene sau vegane, pentru a întâmpina cerințele anumitor invitați. Nu în ultimul rând, plănuiește aprovizionarea cu băuturi alcoolice și non-alcoolice, precum și tipurile de dulciuri care se pretează cel mai bine pentru ocazie.
1.4. Serviciile foto-video care permit înregistrarea corespunzătoare a evenimentului în aer liber
Evenimentul pe care îl organizezi trebuie să fie filmat sau fotografiat în mod corespunzător, pentru a putea fi păstrată amintirea acestuia în cele mai mici detalii și pentru a fi împărtășit cu ceilalți. Înregistrările foto-video te pot ajuta și pentru promovarea afacerii tale în mediul online, când este vorba despre un eveniment organizat în cadrul firmei.
Apelează la serviciile cameramanilor și fotografilor profesioniști, care folosesc echipament de înaltă calitate. Consultă catalogul online și descoperă abordările creative ale experților în domeniu, pentru a descoperi care abordare se potrivește cel mai bine cu propria viziune în legătură cu modul în care dorești să fie imortalizat evenimentul tău.
2. Evenimente private în aer liber, pentru a marca cele mai importante momente din viața ta și a celor dragi
Dacă îți dorești să organizezi un eveniment privat, în cadrul căruia să sărbătorești alături de toți cei dragi un moment important precum căsătoria, botezul sau ziua de naștere, e nevoie să plănuiești atent fiecare detaliu, pentru a obține efectul scontat.
Pe lângă chestiunile generale de organizare de mai sus, te poți gândi și cum să incluzi cât mai multe elemente surprinzătoare și creative. Iată câteva idei pe care le poți lua în considerare:
- Petrecerea zilei de naștere pe yacht
Yachtul poate fi un spațiu perfect pentru o petrecere atipică de mai mică amploare, pentru că poți crea cu ușurință un cadru intim, în care să se simtă bine toți invitații. De aceea, acest tip de locație se pretează mai ales pentru sărbătorirea zilelor de naștere.
Alegerea unor soluții de catering neașteptate, precum sushi bar, lemonade bar sau preparate cu specific inedit
Pentru a da o turnură neașteptată evenimentului tău, indiferent de tipul acestuia, poți include în opțiunile de catering și elemente neașteptate, precum un sushi sau lemonade bar. De asemenea, poți crea o surpriză prin alegerea unui specific culinar neobișnuit.
- Un foc de artificii reușit
Pentru orice tip de petrecere, sunt potrivite focurile de artificii spectaculoase, care marchează punctul culminant al evenimentului. Alege servicii specializate, care îți oferă cele mai neașteptate efecte, obținute printr-o planificare atentă a spectacolului pirotehnic și cu respectarea metodelor permise pentru evenimentele în aer liber.
- O cabină foto amuzantă
Indiferent de tipul evenimentului tău, pe lângă pozele „serioase” realizate de fotografi profesioniști, este o idee bună să ai și opțiuni informale de imortalizare a momentelor speciale. Pentru divertismentul invitaților, poți alege o cabină foto cu recuzită creativă, unde se pot realiza poze de grup interesante, pe care toți și le vor aminti cu drag.
3. Evenimente corporate în aer liber - aspecte de luat în considerare pentru organizarea reușită a acestora
În ceea ce privește evenimentele corporate, fie că este vorba despre cele pentru lansarea unui produs, pentru strângerea de fonduri, aniversarea unor momente speciale din parcursul firmei sau pentru dezvoltarea culturii organizaționale, există și alte aspecte de luat în considerare, pe lângă cele generale.
Pentru că relațiile dintre invitați sunt cu totul altele față de un eveniment la care participă prietenii și familia, este important să iei în considerare toate detaliile, pentru ca fiecare să se simtă bine în cadrul creat de organizator. Iată câteva dintre aspectele importante:
- Serviciile de transport bine puse la punct
Pentru orice tip de eveniment, este esențial să te asiguri că toată lumea poate ajunge fără probleme la local. În cazul celor corporate, acest aspect este cu atât mai important, cu cât ușurința accesului la spațiul în aer liber poate influența decisiv părerea participanților despre organizare, ceea ce poate avea repercusiuni inclusiv asupra imaginii firmei. Alege soluții de transport de încredere, incluzând transferul de la aeroport, dacă este nevoie.
- Apelează la un organizator de evenimente, pentru cele mai bune rezultate
În cazul evenimentelor precum nunțile sau aniversările, multe persoane preferă să fie ele însele organizatori, pentru a putea avea controlul total asupra fiecărui detaliu, care trebuie să se potrivească așteptărilor lor.
În cazul evenimentelor corporate, este posibil să nu ai suficient timp pentru a putea plănui totul așa cum îți dorești, mai ales dacă este vorba despre un eveniment de amploare, cu scopuri comerciale, care afectează modul în care este văzută firma de către public.
În această situație, apelează la un corporate event planner, specializat în realizarea de evenimente pentru afaceri. Acesta cunoaște toate regulile pentru organizarea evenimentelor în aer liber, pentru ca acestea să se desfășoare conform așteptărilor.
- Servicii de logistică
În cadrul unui eveniment corporate, poate fi nevoie de includerea unor elemente de decor și echipamente speciale, oferite de firme de logistică specializate, care să ajute la promovarea corespunzătoare sau la punerea în valoare a imaginii de brand. Printre acestea se numără mobilierul și accesoriile de exterior, barul mobil, bannerele și echipamentul de catering.
- Echipamente foto-video și echipamente muzicale
Pentru a obține o imagine impecabilă a evenimentului, este nevoie și de echipamentul potrivit pentru a transmite prin intermediul imaginilor și sunetelor ideea care se află în spatele acestuia.
Optează pentru echipamente audio-video de calitate, cum ar fi ecranele pe care poți proiecta videoclipuri promoționale sau alte materiale importante pentru a transmite mesajul dorit în mod adecvat.
De asemenea, mai ales atunci când evenimentul are loc în sediul propriu, dar nu numai, sunt esențiale și echipamentele muzicale, care creează o atmosferă plăcută pentru invitați, luând în același timp în considerare legislația de organizare a evenimentelor în aer liber, în ceea ce privește confortul fonic.
- Soluții adaptate tipului de eveniment corporate
Un alt aspect de luat în considerare este și găsirea unor soluții specifice unui anumit tip de eveniment corporate. Dacă este unul al cărui scop este să crească legăturile dintre angajați și să întărească cultura organizațională, atunci poate fi favorabilă crearea unui cadru mai prietenos prin intermediul decorațiunilor precum cabina foto, baloanele sau aranjamentele florale.
În cadrul evenimentelor de promovare, de strângere de fonduri sau cu alte scopuri mai orientate către imaginea afacerii în exterior, poți crea un aspect oficial al evenimentelor prin amenajarea unei scene, unde să se poată ține discursurile sau unde pot fi prezentate materialele video pe un ecran cu rezoluție de calitate.
Indiferent de tipul evenimentului, fie că vrei să sărbătorești momentele speciale din viața ta sau să influențezi în mod pozitiv parcursul afacerii tale, fiecare detaliu al organizării trebuie să fie gândit cu atenție. Soluțiile alese trebuie să fie adaptate condițiilor individuale ale fiecărei ocazii și scopului sau efectului pe care dorești să îl obții.
Surse foto: Shutterstock.com, Pixabay.com
